市立小中学校における過年度分の指導要録（学籍・指導）の紛失について（令和5年11月14日）

　この度、市立小中学校3校において、児童・生徒等の就学時の氏名・住所・保護者氏名などが記録されている指導要録：様式1（学籍に関する記録：20年保存）と各教科の学習の記録などが記録されている指導要録：様式2（指導に関する記録：5年保存）の一部を紛失する事故が発生しました。なお、紛失した指導要録には、現在就学している児童等の情報は含まれておりません。

注記：卒業前に転学、または退学しており、当該校で卒業していない児童・生徒についても「卒業生の該当年度」で表記しています。

様式1：学籍に関する記録は、卒業後20年保存
様式2：指導に関する記録は、卒業後5年保存

　東京都教育庁より、令和5年10月10日付けで指導要録の適正な管理に係る通知が発出されたことを受け、小金井市教育委員会においても、令和5年10月11日付けで各校に同内容の通知を発出しました。
　同通知を受けた小金井第四小学校から令和5年10月13日に保管を要する指導要録の一部が見当たらない旨の報告が小金井市教育委員会にありました。
　このことを受け、令和5年10月19日付けで小金井市教育委員会から全市立小中学校に指導要録を詳細に点検し、報告するよう指示しました。
　その結果、小金井第一小学校、小金井第二中学校においても一部の指導要録が紛失していることが確認されました。

　現時点において、情報漏えいによる第三者の不正使用等の事実は確認されていません。指導要録は校外に持ち出すことのない書類であり、廃棄は一般ごみとは別にして処分しております。このことから、今回の事案は、他の文書に紛れた形での誤廃棄の可能性が高く、個人情報流出の可能性は低いものと考えています。

　当該校においては、徹底した校内の捜索を行いましたが、発見には至りませんでした。

　卒業生台帳、転出・転入記録簿等の資料をもとに、各校において指導要録の復元を行います。
　また、各学校における卒業生の確認については、卒業生台帳等で確認が可能ですので、それらを活用して卒業の証明書等の発行などに対応いたします。

　紛失が判明した児童・生徒の保護者宛てに、各学校から文書の郵送により、謝罪と説明を行います。

・全市立小中学校において、全教員を対象に改めて指導要録の作成及び保管の手順について共通理解を図る研修を行います。また、保管や廃棄のシステムについて、情報交換を行い一層の充実を図ります。
・転学者・退学者名簿を年度ごとに作成し、同名簿を活用した保管を徹底いたします。
・現在、指導室が学校訪問を行う際に、在籍中の児童・生徒の指導要録については指導主事が点検を実施していますが、次年度からは卒業生の指導要録の保管状況も含めて確認いたします。

　今回の指導要録の紛失につきましては、対象の卒業生、転学者、退学者及びその保護者をはじめ、市民の皆様に多大なご迷惑、ご心配をおかけすることとなり、心からお詫びを申し上げます。
　教育委員会といたしましては、再発防止策を徹底し、市民の皆様の信頼を回復できるよう努めてまいります。